Quando il lavoro si complica, il problema non è sempre nelle persone.

Da quali problemi si può partire

• Attività duplicate o dati inseriti più volte.
• Passaggi manuali e approvazioni eccessive.
• Responsabilità poco chiare.
• Pratiche o richieste che rimangono ferme.
• Uffici o funzioni che lavorano in silos.
• Dipendenza eccessiva da singole persone.
• Procedure nate nel tempo e mai ripensate.
• Strumenti digitali introdotti senza ridisegnare il processo.
• Clienti o cittadini costretti a ripetere informazioni già fornite.
• Crescita dell'organizzazione che rende inadeguati i vecchi flussi.

Il problema non è necessariamente nelle persone: spesso è nel modo in cui attività, informazioni, strumenti e responsabilità si collegano tra loro.

Il modello VIVALDI18

Sei fasi che possono avere peso diverso a seconda del processo. Non sono passaggi burocratici: servono a rendere visibile ciò che oggi fa perdere tempo, informazioni ed energie.

1. 1

   Osserviamo

   Comprendiamo chi interviene, quali informazioni usa, quali strumenti, decisioni, eccezioni e difficoltà.

2. 2

   Mappiamo

   Rendiamo visibile il flusso reale: inizio, passaggi, decisioni, responsabilità e output.

3. 3

   Individuiamo

   Cerchiamo duplicazioni, attese, colli di bottiglia, passaggi inutili, responsabilità ambigue e punti di perdita delle informazioni.

4. 4

   Semplifichiamo

   Valutiamo cosa può essere eliminato, accorpato, anticipato, chiarito, standardizzato o automatizzato.

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   Ridisegniamo

   Costruiamo il processo futuro: attività, ruoli, flussi informativi, strumenti, controlli e decisioni.

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   Verifichiamo

   Controlliamo che il nuovo processo sia comprensibile, sostenibile, utilizzabile e monitorabile nel tempo.

Cosa può comprendere un incarico

• Assessment organizzativo e analisi documentale.
• Interviste, osservazione o workshop quando utili.
• Mappatura del processo attuale.
• Analisi di tempi, attese, duplicazioni e colli di bottiglia.
• Mappa delle responsabilità e dei flussi informativi.
• Analisi degli strumenti utilizzati.
• Definizione del processo futuro.
• Roadmap di cambiamento e procedure operative.
• Indicatori e monitoraggio.
• Accompagnamento all'implementazione e verifica successiva.

Che cosa osserviamo davvero

L'analisi non misura soltanto quanto lavoro viene svolto. Considera valore del passaggio, tempo di attività e di attesa, informazioni necessarie, responsabilità, dipendenze, eccezioni, errori, accessibilità ed esperienza delle persone che attraversano il processo.

• Valore del passaggio
• Tempo di attività e di attesa
• Informazioni necessarie
• Responsabilità e dipendenze
• Eccezioni ed errori
• Accessibilità ed esperienza delle persone

Trenta minuti di lavoro effettivo possono trasformarsi in dieci giorni di processo: spesso il problema è nelle attese, non nel tempo di attività.

VIVALDI18 Facilita

Assistenza amministrativa e digitale

Molte difficoltà non nascono dalla mancanza di volontà, ma dalla complessità delle procedure. VIVALDI18 Facilita è il servizio con cui accompagniamo professionisti, imprese, enti, persone e famiglie nella gestione concreta di pratiche, adempimenti e servizi digitali: comprendere che cosa serve, preparare i documenti giusti, seguire i passaggi fino alla conclusione.

Che cosa comprende

• Lettura e spiegazione di lettere, moduli, avvisi e comunicazioni amministrative.
• Compilazione assistita di domande, istanze, autocertificazioni e rendiconti.
• Accesso e utilizzo di portali e servizi digitali pubblici e privati.
• Gestione di identità digitale, firme elettroniche, posta certificata e fascicoli online.
• Raccolta, ordinamento e archiviazione della documentazione necessaria.
• Promemoria delle scadenze e verifica dello stato di avanzamento delle pratiche.

Per chi è pensato

• Professionisti e studi che vogliono alleggerire la parte amministrativa del proprio lavoro.
• Imprese e organizzazioni senza una funzione amministrativa strutturata.
• Enti e realtà del Terzo Settore su adempimenti ricorrenti.
• Persone e famiglie che devono seguire una pratica o un servizio digitale.
• Caregiver e familiari che gestiscono pratiche per conto di altre persone.

Come funziona

1. 1Ci racconti la pratica o l'adempimento e quali documenti hai già.
2. 2Verifichiamo che cosa serve davvero, entro quali termini e a chi va presentato.
3. 3Concordiamo l'incarico, la delega necessaria e i limiti dell'assistenza.
4. 4Prepariamo e presentiamo la documentazione, oppure ti guidiamo passo per passo.
5. 5Seguiamo lo stato della pratica e ti consegniamo una traccia scritta di quanto fatto.

Limiti e responsabilità: che cosa non facciamo

• Non forniamo consulenza legale, fiscale, contabile o del lavoro riservata a professionisti abilitati.
• Non sostituiamo patronati, CAF, avvocati, commercialisti o consulenti del lavoro.
• Non garantiamo l'esito di una pratica: garantiamo cura, tempi e trasparenza nel seguirla.
• Non operiamo senza incarico scritto e senza delega esplicita dell'interessato.
• Non accediamo a credenziali personali oltre a quanto strettamente necessario e autorizzato.

Operiamo sempre su incarico e con delega esplicita della persona o dell’organizzazione interessata, trattando i dati personali secondo l’informativa pubblicata e conservando traccia scritta delle attività svolte. Non sostituiamo avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, patronati o CAF: quando la pratica richiede una figura abilitata, lo diciamo e aiutiamo a rivolgersi a chi di competenza.

Chiedi assistenza per una pratica

Tecnologia, automazione e AI

Automazione e intelligenza artificiale possono supportare attività ripetitive, classificazione, sintesi o trasferimento delle informazioni, ma vengono valutate solo quando aggiungono valore.

L'uso dell'AI deve considerare qualità, rischio, dati, privacy, responsabilità, controllo umano e accessibilità. Non è una soluzione predefinita per qualsiasi problema organizzativo.

Attività che possono lavorare insieme

Non aggiungiamo discipline che non servono. A seconda del caso, il lavoro sui processi può integrarsi con altre attività dello Studio.

• VIVALDI18 ProgettaProgettualitàPer strutturare il progetto di cambiamento.
• VIVALDI18 AscoltaCustomer ExperiencePer osservare il servizio dalla prospettiva di chi lo utilizza.
• VIVALDI18 IncludeAccessibilità digitale, cognitiva e fisicaQuando strumenti e flussi devono essere realmente utilizzabili da tutte le persone.
• VIVALDI18 ProteggePrivacy / DPOQuando il ridisegno modifica raccolta, accessi, conservazione o responsabilità sui dati.
• VIVALDI18 ComprendeScienze comportamentali applicateQuando decisioni, abitudini, incentivi o attriti cognitivi influenzano il processo.
• VIVALDI18 AttivaBandi e finanziamentiQuando un progetto di riorganizzazione richiede investimenti e può avere opportunità coerenti.

Per chi

• Persone, famiglie e caregiver alle prese con pratiche e servizi digitali
• Pubbliche Amministrazioni
• Imprese e startup
• ETS, associazioni e cooperative
• Fondazioni e realtà culturali
• Università, ricerca e formazione
• Professionisti, reti e altre organizzazioni